透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的

发布时间:2020-05-23

浏览量:683

你经常觉得工作做不完、会议连棉不绝,再加上整理报告和回覆信件,最终只能陷入加班的无间炼狱之中,不只精疲力尽,回到家也没有和家人相处的时间,更遑论要从事什幺休闲娱乐了,说起来实在让人百般无奈!

这时候除了检讨工作模式是否出了问题,更科学一点的方法,当然就是好好分析一下时间到底都用在哪,才有机会彻底改善目前的状况。但若以传统的工时列表来手动统计感觉要花上不少时间,究竟市面上有哪些工时分析的工具可以助我们一臂之力?需要额外花钱购买吗?其实大家完全不需要担心这些问题,如果你正在使用 Office 365,不妨试试内建在 Outlook 里的「Microsoft 我的分析(MyAnalytics)」,一毛钱都不用花就能获得最完整的工作分析与建议!

「Microsoft 我的分析」的原理是?

除了一般人最熟悉的文书处理外,Office 365 还有很多跟日常工作管理相关的实用功能,像是Office 365商务基本版、商务进阶版、企业版 E1、、E3 和 E5 的用户在使用 Outlook 管理行事曆、电子邮件时,就可以透过内建的「Microsoft 我的分析」的功能,藉由 AI 人工智慧的分析,充分了解自己的工作现况并获取专业的建议,包括每週的会议时间、处理电子邮件的时间、真正专注在工作上的时间以及加班时间…等(先前若是使用 Outlook Exchange Online 功能的使用者也能将资料汇入)。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲「Microsoft 我的分析」透过 AI 人工智慧分析使用者的工作习惯,并适时给予改善效率的建议。

除此之外,「Microsoft 我的分析」也能透过公司组织资料的分析,让使用者掌握自己与公司各个成员之间的互动状态,藉此确认沟通时间的掌握是否到位,另外也能透过长时间的趋势报表,来了解工作时间的变化,而「MyAnalytics」也会进一步提供改善工作效率的建议,同时也会每週定期主动发送健检报表,即使没时间主动上线查询分析的 Dashboard,也能随时掌握自己的工作状态。

「Microsoft 我的分析」有哪些不能错过的功能?

简单来说,「Microsoft 我的分析」就是为每个工作者量身打造「生产力健检报表」的服务,相较于一般公司透过工时记录(Time Sheet)来分析工作者的工时分配与效率,「Microsoft 我的分析」完全不需要自行额外做任何记录,就能透过自动分析工作者使用 Office 365 相关工具的记录,彙整出平常工作的状况,并提出改善工作效率的建议!

查看每週 eMail 分析

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲「Microsoft 我的分析」固定每週会发送一次健检报告到我们的电邮信箱,提供我们上週工作状况的分析。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲在健检信件中,可以看到工时的分配状况,像是参与会议、处理电子邮件这类的「共同作业时间」,以及自己独立处理工作的「专注时间」,同时也有与上週状况的比较。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲也可以看到哪些人最常和我们密切配合、共同工作。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲会议往往佔据相当多的时间,因次在健检中也会比较过去几周参与会议的时数。

直接在 Outlook 启动辅助工具

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲透过 Outlook 工具列「Microsoft 我的分析」 Add-On 工具,我们也可以直接在 Outlook 中开启相关的分析资讯。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲点选后,在画面右方会开启侧栏,展示「Microsoft 我的分析」的相关资讯,我们可以透过这个功能查看先前在电子邮件中,曾经有提及与同事共同合作之工作内容是否有完成,并进行提醒,另外有能查看与我们共同协作的联络人与我们共同会议或联络的时间;除此之外,若有重要联络人的来信尚未读取,也可以在这里查看相关的提醒哦!

查看线上完整 Dashboard

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲「Microsoft 我的分析」也有功能完整的线上 Dashboard,可以看到完整的工时分析记录,以及相关的建议。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲另外也有更完整的「我的网路」功能,以图像化形式列出与自己存在协作关係的所有成员,并依据合作的时间来排列,让我们能明确掌握自己在工作上与其他人互动的状况。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲透过「会议趋势」可以看到自己每週参与会议的时间,以及公司所有人平均花在会议上的时间;至于「会议习惯」则是进一步探究自己所参与的会议是否过于冗长,或是在会议中其实仍然要分心处理其他工作。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲在电子邮件的处理方面同样也有每週平均花费的时间,以及邮件处理模式的比例。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲透过行事曆中会议时间之外的其他工作时间的分析,「Microsoft 我的分析」也会进一步归纳为我们的「专注时间」,让我们进一步了解自己是否在会议之外有充足的时间来处理其他工作事务。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲对于经常加班的人来说,「Microsoft 我的分析」所统计的「加班趋势」也能让我们了解到自己的工时是否过长,以及加班时大多将工时花费在会议、沟通或是回覆 Email…等工作。

透过 AI 掌控时间、提高生产力?「Microsoft 我的 ▲除了上面分门别类的统计,「Microsoft 我的分析」中也有整合所有工作型态的趋势表,让我们以全面性的角度来了解自己的工作状况!

透过大数据分析,掌握自己的工作状态,优化工作效率!

看完以上针对「Microsoft 我的分析」的介绍,相信大家都能理解这项服务对于提升工作效率的帮助,而且对使用者来说,完全不需要做任何额外的设定,就能定期获取分析后的实用资讯,还能得到系统对于效率提升的建议,让我们能够及时调整工作方式,像是太多意义不大的会议,或是花费太多时间在回覆 E-Mail 上。

除此之外,透过分析整个公司组织架构,也能让我们知道自己是否与专案合作伙伴保持密切的联繫。另外透过工时分析,我们也能进一步了解自己每天真正能专注在处理工作的时间有多少,另外是否因为加班的关係而影响了自己的私人生活,让我们可以进一步保持工作与生活之间的平衡。

另外大家可能会担心,「Microsoft 我的分析」的资料是否会被公司的主管看到而影响了自己的隐私权,这一点其实无需担忧,这些资料分析的结果只有你自己才能看到,完全可以放心使用哦!


相关推荐

宇宙现状科技|中国各类|设计人像|网站地图 同乐城tlc手机_巴黎人官方网站首页 mg摆脱网站试玩_亚游安卓客户端下载 信和在线注册_bet9九下载app ylg网站大全_大发黄金版app客户端 月博会员登录中心_2020星力注册送300 名仕国际app_申博sunbetapp下载 菲华国际app_齐发国际官网手机版下载 众博在线注册登录_齐发国际官网手机版 AGin平台_澳门新濠7158网址 红树林国际登录_大润发娱乐客户端